چگونه به مدیریت زمان خود یاری کنید - وبگاه مجوز بازی

به گزارش وبگاه مجوز بازی، متدی ناکارآمد در مدیریت زمان با عنوان صفر کردن اینباکس

داشتن وسواس فکری در خصوص صفر کردن تعداد پیام های خوانده نشده بی اهمیت ترین چیزی است که زمان شما را در طول روز هدر خواهد داد. به طور کلی 2 رویکرد اساسی برای مدیریت زمان وجود دارد. یکی از این رویکردها مفید است و می تواند یاری زیادی به شما در مدیریت زمان بکند؛ اما دیگری برخلاف تصور خیلی ها، تأثیر مفیدی در صرفه جویی در زمان ندارد. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

رویکردی که مؤثر است: انجام دادن کارها بر اساس اولویت.

رویکردی که مؤثر نیست: انجام دادن همه کارهایی که در فهرست انجام کار وجود دارد.

استیون کاوی و تونی رابینز نویسنده هایی هستند که در کتاب های خود از رویکرد اول زیاد صحبت می نمایند. به عنوان مثال کاوی در کتاب 7 عادت مردم بسیار پیروز، کارهای روزانه مردم را به 4 دسته تقسیم بندی می نماید:

1- مهم و ضروری

2- مهم و غیر ضروری

3- غیر مهم و ضروری

4- غیر مهم و غیرضروری

در سیستم کاوی افراد پیروز و مدیران کارآمد کارهای خودشان را دقیقا با همین اولویت انجام می دهند. زمانی که بتوانید کارهای ضروری اما غیر مهم را تشخیص بدهید و دیرتر به سراغ آن ها بروید، آنگاه می توانید زمان خود را به برترین شکل مدیریت کنید.

سیستم مدیریت زمان رابینز مشابه کاوی است؛ با این تفاوت که اولویت فهرست را به انجام کارهای مهم و غیرضروری می دهد. او معتقد است که این کار در زمان شما به شدت صرفه جویی می نماید. اما او هم مانند کاوی معتقد است که کارهای غیر مهم باید از اولویت کمتری برخوردار باشند.

هر 2 متد کاوی و رابینز، مدیریت کردن زمان را به دست خودتان می سپارد؛ نه اینکه دیگران برای شما تصمیم بگیرند که زمان خود را چگونه باید صرف کنید. مدیریت زمان بر اساس اولویت های دیگران و انجام دادن کارهایی که برای آن ها مهم است، باعث می گردد کنترل زمان شما دست خودتان نباشد و در واقع کارهایتان بر اساس اولویت دیگران تنظیم گردد.

افرادی که رویکرد دوم یعنی انجام دادن همه کارهای موجود در فهرست انجام کار را پیشنهاد می دهند، افرادی هستند که بیشتر بر چگونه سریع انجام دادن کارها تمرکز می نمایند؛ نه اینکه کارها را بر اساس اندازه اهمیت اولویت بندی نمایند و اینجا است که راه چاره صفر کردن اینباکس مطرح می گردد. صفر کردن اینباکس راه حلی برای مدیریت زمان است که در آن شما باید هر روز ایمیل های خوانده نشده خودتان را به صفر برسانید (چه به وسیله باز کردن آن ها و خواندن و چه به وسیله پاک کردن). به عبارت دیگر، متد صفر کردن اینباکس، زمان باارزش و انرژی ذهنی شما را برای اولویت هر شخص بیکاری که برایتان پیام فرستاده است هدر می دهد و تنها فایده ای که برای شما دارد این است که به مدت 30 ثانیه خیالتان راحت خواهد شد که هیچ پیام ناخوانده ای ندارید.

چرا یک شخص باید حاضر باشد که این زمان و انرژی را روی ایمیل های خود بگذارد؟ در حالی که برترین کار در مواجهه با یک اینباکس شلوغ این است که ایمیل های مهم را تشخیص بدهید، آن ها را بخوانید و بقیه را نادیده بگیرید. مهم نیست که هزاران ایمیل خوانده نشده در اینباکس خود داشته باشید؛ مهم این است که وقت و انرژی خودتان را برای پیام های غیر مهم صرف نکنید و وقت خود را برای انجام دادن کارهای مهم تر بگذارید.

یاد بگیرید که زمان خود را به یک مرور مختصر و مدیریت پیام های مهم اختصاص دهید. برای تسهیل کار خود می توانید با استفاده از فیلتر، ایمیل هایی را که از یک شخص خاص هستند یا موضوع خاصی دارند، در اینباکس خود مشاهده کنید و تنها آن ها را بخوانید. به عبارت دیگر، ایمیل های شما مانند حجم زیادی از اطلاعات هستند که با باز کردن توییتر در مرورگر شما نمایش داده می شوند و شما باید مطالب مهم را از مطالب غیر مهم جدا کنید. مطمئنا رویکردها و راه چاره های دیگری نیز وجود دارند که در مدیریت زمان به شما یاری می نمایند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که زمان شما بسیار باارزش تر از این است که صرف انجام کارهای بی فایده ای مانند خواندن ایمیل های غیر مهم گردد.